CERTIFICADO TÉCNICO JUSTIFICATIVO SEGÚN LEY DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

Fecha 08/11/15

 

Recientemente se ha publicado la Ley 16/2015, de 21 de julio, de Simplificación Administrativa, la cual afecta a los trámites administrativos relativos a empresas y actividades en Cataluña.

 

Uno de los cambios a tener en cuenta por los titulares de nuevas actividades es la necesidad de disponer de certificado técnico justificativo en actividades inocuas o bajo riesgo para tramitar su alta bajo declaración responsable del titular.

 

Hasta ahora en estas actividades no era necesaria la intervención de un técnico, aunque sí recomendable por el asesoramiento y revisión de las actuaciones técnicas requeridas y normativa aplicable al ejercicio de la actividad y relativas a su emplazamiento. Con el certificado técnico justificativo requerido por la Ley de Simplificación Administrativa en su artículo 13 se pretende constatar los requerimientos exigibles a la actividad por técnico competente.

 

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LOS AUTÓNOMOS QUE TRABAJAN EN SU VIVIENDA SÍ PUEDEN DEDUCIR SUS GASTOS

Fecha 08/11/15
Así lo establece una sentencia del Tribunal Supremo a favor de una autónoma madrileña del pasado 10 de septiembre.
La Agencia Tributaria ya permitía deducir los gastos derivados de la titularidad de la vivienda proporcionalmente a la superficie destinada a la actividad profesional: gastos financieros de la hipoteca, impuesto de bienes inmuebles (IBI), tasa de basuras o cuota de comunidad de propietarios.

 
Respecto a gastos de los suministros como agua, luz, calefacción o teléfono, la condición de la Agencia Tributaria para deducirlos era disponer de contadores independientes para justificar que los generaba la propia actividad, algo que en la práctica lo hacía casi imposible. Esta sentencia es vinculante y contradice esta postura de la Agencia Tributaria.

 
El problema en este punto radica en cómo determinar qué parte de los suministros han sido para uso personal y qué parte para uso profesional. En principio será en base a días trabajados, horas, actividad y metros cuadrados, pero esto no soluciona las dudas sobre la estimación de los diferentes criterios: ¿Cómo se contabilizan las horas trabajadas? ¿Qué pasa si en unos períodos se trabaja más que en otros? ¿Hay que calcular el consumo de los equipos que se usan para la actividad? ¿Cómo se contabilizan los metros cuadrados de zonas compartidas entre el uso privado y el profesional?

 
De momento hay que esperar para ver cómo se lleva a la práctica ya que la Agencia Tributaria deberá informar a sus funcionarios de cómo proceder.

 

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Plus Consulting en RKB: El camino crítico de la competitividad. Calidad: ISO 9001.

RKBMañana miércoles 12/03/14 en RKB en el espacio dedicado a la empresa, de 8,00 a 8,30 horas, continuaremos tratando el camino crítico de la competitividad hablando sobre calidad, la norma ISO 9001 y su repercusión en el entorno empresarial.

Pueden sintonizar RKB en el 106.9 de la FM o en http://www.radiokanalbarcelona.com/ y volver a escuchar los programas en aquí.

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Competitividad: Sistemas de Gestión de Calidad – ISO 9001:08

Confianza - eficiencia - servicio - calidad

Contenido expuesto en RKB el día 05/03/14. Pueden consultar el audio del programa aquí.

Sistema de Gestión de la Calidad e ISO 9001:2008

La UNE-EN ISO 9001:2008 (ISO 9001:2008) es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC) y que desarrolla los elementos de administración  y gestión con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita mejorar la calidad de sus productos o servicios. Es el estándar de certificación de sistemas de gestión de calidad más común y tiene validez internacional.

Según la norma UNE-EN ISO 9000:2005 (ISO 9000:2005) que describe los fundamentos de los sistemas de gestión de calidad y define los términos relacionados, tenemos las siguientes definiciones:

  • Sistema de gestión de la calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
  • Sistema de gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados que interactúan para establecer la política y objetivos de la organización y para alcanzarlos.
  • Calidad: Grado con el que un conjunto de características cumple con los requisitos (necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria).

Por tanto podríamos definir Sistema de Gestión de Calidad como:

Conjunto de normas y directrices, obligatorias o voluntarias, explícitas o implícitas, que asume una organización según una política y orientadas al cumplimiento de los objetivos establecidos por la propia organización con el fin de cumplir satisfactoriamente con las expectativas de sus clientes sobre sus productos o servicios  a lo largo del tiempo (mejora continua).

Principios de la Calidad

La familia de normas ISO 9000 establecen unos principios para la dirección de la organización, los llamados Principios de gestión de la Calidad. Son 8 los principios de la Calidad coincidentes con otros fundamentos de sistemas de gestión.

  1. Enfoque al cliente:  Una organización debería comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos y exceder sus expectativas.
  2. Liderazgo: Los lideres de una organización han de crear y mantener un ambiente interno en le que se facilite la integración del personal en los objetivos de la organización.
  3. Participación del personal: El personal es la esencia de una organización, su compromiso ha de permitir que sus habilidades sean utilizadas en beneficio de la organización.
  4. Enfoque basado en los procesos: La consecución de los resultados es mas eficiente cuando las actividades y los recursos se gestionan según un enfoque de procesos.
  5. Enfoque de sistema para la gestión: La gestión de procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización.
  6. Mejora continua: La mejora continua debe ser un objetivo permanente de una organización.
  7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones (indicadores): El análisis de los datos generados en un sistema y la información a la que se tiene acceso son la base para la toma de decisiones
  8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: La relación organización –proveedores es interdependiente, las relaciones beneficiosas  aumentan la capacidad para crear valor a las dos partes.

Estructura de la norma ISO 9001:2008

La documentación relacionada con el sistema de gestión de calidad suele representarse como la “´pirámide documental”:

Pirámide documental

La norma se estructura en los siguientes apartados. Del apartado 4 al 8 (ambos incluidos) son requisitos aplicables a la organización:

  • —  PRÓLOGO
  • —  0             INTRODUCCIÓN
  • —  1             OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
  • —  2             NORMAS PARA LA CONSULTA
  • —  3             TÉRMINOS Y DEFINICIONES
  • —  4             SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
  • —  5             RESPONSABILIDAD DE LA DIRECIÓN
  • —  6             GESTIÓN DE LOS RECURSOS
  • —  7             REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
  • —  8             MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
  • —  Anexo A (Informativo): Correspondencia entre la norma ISO 9001:2008 y la norma ISO 14001:2004
  • —  Anexo B (Informativo): Cambios entre la norma ISO 9001:2000 y la norma ISO 9001:2008
  • BIBLIOGRAFÍA

Enfoque basado en procesos y Ciclo Deming

PROCESO:

  • —  Conjunto de tareas que convierten entradas en salidas, incrementando su valor,  mediante la intervención de los recursos humanos, el uso de la infraestructura de la empresa, según un sistema organizativo y a los que se les asocia objetivos para medir su desempeño.
  • —  Son  “sub-organizaciones” dentro del ámbito  de la organización.
  • —  Cada proceso ha de tener un propietario, que es el responsable de su organización, gestión y cumplimiento de los objetivos establecidos.
  • —  Los procesos de una organización están interrelacionados entre sí.
  • —  Concretos en la especificación de tareas y las relaciones con otros procesos, con los recursos y organización de la empresa.

La norma ISO 9001:2008  promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, es decir, la aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones, así como su gestión para producir el resultado deseado.

A todos los procesos puede aplicarse la metodología PHVA o Ciclo Deming:

  • Planificar: Establecer objetivos y procesos para conseguir resultados.
  • Hacer: Implementar los procesos.
  • Verificar: Seguimiento y medición de los procesos, productos o servicios respecto a políticas, objetivos y requisitos. Informar sobre ellos.
  • Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente en el desempeño de los procesos

El Ciclo Deming se representa en la propia norma mediante el siguiente gráfico:

Ciclo Deming

Implantación

La implantación de un sistema de calidad en base a la norma ISO se apoya en tres pilares:

  • Experiencia de la empresa y conocimiento del negocio
  • Organización de los procesos de negocio
  • Requisitos de la norma ISO 9001

Para los dos últimos pilares es altamente recomendable trabajar con consultores que aporten objetividad, visión externa,  conocimiento de la norma ISO 9001 y procesos de negocio.

Las fases de implantación son las siguientes:

Fases implantación

Certificación

  • La fase final de la implantación de la norma es la certificación que realiza una empresa certificadora acreditada por el ENAC.
  • —  La certificadora es una entidad externa a la organización e independiente de los asesores o profesionales que intervienen en la  implantación.
  • —  Las certificadoras han de estar acreditadas por el ENAC para que la certificación sea reconocida.
  • —  El ENAC (Entidad Nacional de Acreditación) es el organismo designado por la Administración para establecer y mantener el sistema de acreditación a nivel nacional, de acuerdo a normas internacionales, siguiendo en todo momento las políticas y recomendaciones establecidas por la Unión Europea.
  • —  En la web del ENAC (www.enac.es) pueden consultarse las empresas acreditadas en las diferentes áreas de certificación.
  • —  Igualmente pueden ser válidas certificaciones de otras entidades acreditadas por otros organismos internacionales (UKAS,  DAkkS,…)
  • —  La certificación es la demostración a la entidad certificadora de que el Sistema de Gestión de Calidad:
    • —  Está documentado: a través  de su documentación.
    • —  Está implantado: registros como evidencia.
    • —  Es efectivo: evaluación del cumplimiento de objetivos, evolución de indicadores y mejora continua.
  • Se certifica por ciclos de 3 años en los que se realizan 3 auditorías:
    • —  1ª auditoría: Auditoría de certificación. Consta de dos partes:
      • —  Auditoría previa: Se revisa la documentación.
      • —  Auditoría de certificación: Se verifica la implantación del sistema en su totalidad.
      • —  Las dos en las instalaciones de la empresa.
    • —  2ª y 3ª auditoría: Auditorías de seguimiento.:
      • —  Una sola visita a empresa.
      • —  Auditorías más cortas en las que es frecuente que no se revise todo el sistema.
    • —  4ª auditoría: Auditoría de renovación.
      • —  Misma estructura que la 1ª auditoría.
      • —  Da comienzo al siguiente ciclo.
  • Resultados de la auditoría de certificación:
    • —  Una vez finalizada la auditoría, el auditor o auditores redactan un informe en el que describen cómo se ha desarrollado la auditoría y enumeran los hallazgos clasificados como (según la empresa auditora pueden tener otra nomenclatura):
      • —  No conformidades mayores:
        • —  Incumplimiento total de algún requisito de la norma , legal o de la organización.
        • —  Necesitan ser solventadas para emitir el certificado.
      • —  No conformidades menores:
        • —  Incumplimiento parcial de algún requisito de la norma , legal o de la organización.
        • —  Hay que informar de las acciones que se emprenderán para solventarlas. El equipo auditor comprobará su implantación en la siguiente auditoría.
      • —  Observaciones y oportunidades de mejora:
        • —  Son sugerencias del equipo auditor o incumplimientos leves, que no tienen entidad de no conformidad, pero que sí pueden derivar en ellas en auditorías sucesivas.
        • —  Es conveniente que la empresa las estudie y las tenga en cuenta.

Puntos clave en la certificación

A continuación se enumeran una serie de puntos que con su cumplimiento no garantizamos la inexistencia de no conformidades, pero sí conseguimos que la existencia de NC mayores en la auditoría de certificación sea mínima. No se trata de sólo cumplir con estos puntos. El objetivo es revisarlos una vez se ha implantado el sistema y antes de la certificación con el fin de superarla con éxito.

  • —  Implicación de la alta dirección.  En general los auditores no necesitan excesivo tiempo con la alta dirección durante la auditoría si pueden presuponer su implicación a partir de:
    • —  Firma por la alta dirección de la política de calidad, los documentos y revisiones del sistema.
    • —  La inversión y dedicación del personal de la empresa al proyecto (no serían posibles sin no mediara una decisión de la alta dirección).
  • —  Tratamiento de todos los requisitos de la norma aplicables a la organización. En ocasiones pueden existir dudas o diferentes opiniones sobre si algún requisito es aplicable o no. En este caso es preferible aplicarlo y que se pronuncien los auditores.
  • —  Justificación de las exclusiones. Los requisitos excluidos por no ser aplicables a la empresa han de estar convenientemente justificados y estar en condiciones de demostrarlo. Aun así, en ocasiones se pueden hacer interpretaciones diferentes de la norma por parte de los auditores.
  • —  Difusión de la política de calidad y organigrama. Aunque no es la única documentación a difundir, sí es necesario que todo el personal de la organización sea conocedor de la implicación de la dirección mediante la política de calidad y de su situación jerárquica dentro de la empresa, de la que derivarán funciones y responsabilidades.
  • —  Procedimientos mínimos. Como mínimo se tiene que tratar en procedimientos:
    • —  Control de la documentación
    • —  Control de los registros
    • —  Auditorías internas
    • —  No conformidades
    • —  Acciones correctivas y preventivas
  • —  Objetivos e indicadores.  Hay que tener fijados objetivos e indicadores para el ejercicio en curso y valores. En la primera auditoría bastaría con al menos el 50% de ellos de 6 meses previos a la certificación.
  • —  No conformidades, acciones correctivas y preventivas. Estadística. Hay que tener documentadas no conformidades, con acciones correctivas definidas y a poder ser implantadas. Si es posible sería conveniente documentar acciones preventivas.
  • —  Satisfacción del cliente. La organización debe medir, aunque sea mínimamente, la satisfacción del cliente y tratar los datos estadísticamente para extraer conclusiones.
  • —  Plan de formación. Mínimo anualmente se ha de planificar formación para el personal y cumplir la mayor parte del plan. En la primera auditoría sería suficiente con tener el plan.
  • —  Auditorías internas. Mínimo anualmente se debe auditar completamente el sistema. Ha de haber un plan de auditorías anual y debe ser cumplido.
  • —  Revisiones por la dirección. Mínimo anualmente se debe revisar el sistema por la dirección tratando todas las entradas que exige la norma. En la primera auditoría se tiene cierto margen ya que es posible que no se disponga de histórico suficiente para la toma de decisiones.
  • ¿Por qué implantar un Sistema de Gestión de Calidad certificado en base a norma ISO 9001?
  • La implantación y certificación de la norma ISO 9001 aporta a la organización ventajas organizativas, eficacia, eficiencia, prestigio, imagen y opciones adicionales en la consecución de contratos por los siguientes motivos:
  • —  Recoge las directrices a nivel de gestión de la empresa, las cuales quedan claras y son públicas a todos los niveles de la empresa.
  • —  El sistema ha de ser revisado por la dirección como mínimo anualmente. Ello comporta entre otros hechos que la dirección:
  • —  Analice y actualice los procesos y documentación del sistema.
  • —  Se compruebe la eficacia y eficiencia del sistema.
  • —  Se detecten desviaciones y se actúe sobre ellas.
  • —  Se provea a la organización de recursos para la mejora continua.
  • —  El sistema ha de ser auditado interna y externamente como mínimo una vez al año. Ello supone evaluar el sistema desde un punto de vista externo objetivo.
  • —  La organización aprende ya que mejora continuamente.
  • —  Un sistema de gestión de la calidad certificado es una garantía a partes externas a la empresa y representa una ventaja competitiva.
  • —  La certificación ISO 9001 por entidad acreditada por el ENAC es obligatoria o puntuable en determinados concursos o concesión de proyectos.

Revisión: ISO 9001:2015

Está en marcha una nueva revisión de la norma cuya publicación está prevista en 2015. Están previstos cambios de enfoque y en los requisitos. En nuestro post de fecha 05/11/2013, titulado “Borrador ISO 9001 versión 2005”, hicimos repaso de los cambios más importantes previstos hasta la fecha. Puede consultarlo aquí.

Caso: Serrano Joyerías y Platerías, S.L.

Logo Joyería Serrano

JOYERÍA SERRANO, S.L. es una empresa familiar de tercera generación dedicada a la comercialización y reparación de productos de joyería, relojería y platería, que lleva desde 1943 al servicio de sus clientes en Villanueva de los Infantes (Ciudad Real) y desde 1990 en otras ciudades de la provincia de Ciudad Real. En la actualidad cuenta con un total de 8 puntos de venta, tienda on-line en www.joyeriaserrano.com y en el corto plazo se tiene previsto abrir puntos de venta en algunos mercados emergentes.

Imagen web Serrano

El Sistema de Calidad en base a la norma ISO 9001:2008 está implantado desde 2009 (conjuntamente con la norma ISO 14001).

Los inicios fueron complicados, pero no más que en una implantación típica en pyme:

  • Plantilla justa la cual disponía de poco tiempo para asumir tareas de soporte y organización.
  • Personal con métodos de trabajo muy asimilados lo que puede ser un freno para la gestión del cambio.
  • Dudas sobre la efectividad y eficiencia de los requisitos establecidos por la norma.

Como podemos ver, los problemas principales que hay que vencer en una implantación no están en los procesos de negocio ni en la propia empresa, sino en las personas, la aceptación del cambio y el convencimiento de la Dirección en la rentabilidad de invertir cierta parte de tiempo de su plantilla en el proyecto y su posterior mantenimiento.

Después de algunos años tratando de mantener el Sistema con personal de tienda o por el gerente, se tomó la decisión acertada de delegar las tareas de Responsable de Calidad a personal no vinculado con las tareas de venta ya que era difícil compaginar las diferentes tareas por su heterogeneidad. Dicho personal realiza también tareas de soporte como contabilidad, finanzas, gestión de stock, compras, publicidad, recursos humanos,…, por lo que tiene constantemente contacto con todos los centros y así poder mantener el control y la difusión del sistema.

Es primordial en el mantenimiento del Sistema (una vez certificado) la mejora continua. En Joyería Serrano, esto ha significado desarrollar instrucciones técnicas que han mejorado los procesos, formación y seguimiento periódico del Sistema en cada punto de venta, se ha fomentado la comunicación entre el personal de tienda y el de soporte, se han mejorado indicadores como el desempeño en las reparaciones,…

Actualmente, el Sistema de Calidad ya es maduro, asumido por todo el personal y es la base de la organización y crecimiento de la empresa.

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Plus Consulting en RKB: El camino crítico de la competitividad. Calidad: ISO 9001.

RKBMañana miércoles 05/03/14 en RKB en el espacio dedicado a la empresa, de 8,00 a 8,30 horas, continuaremos tratando el camino crítico de la competitividad hablando sobre calidad y la norma ISO 9001.

Pueden sintonizar RKB en el 106.9 de la FM o en http://www.radiokanalbarcelona.com/ y volver a escuchar los programas en aquí.

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Plus Consulting en RKB: El camino crítico de la competitividad. Productividad.

RKBMañana miércoles 19/02/14 en RKB en el espacio dedicado a la empresa, de 8,00 a 8,30 horas, continuaremos tratando el camino crítico de la competitividad hablando sobre productividad.

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Plus Consulting en RKB: El camino crítico de la competitividad. Desarrollo de nuevos productos.

RKBMañana miércoles 05/02/14 en RKB en el espacio dedicado a la empresa, de 8,00 a 8,30 horas, continuaremos tratando el camino crítico de la competitividad hablando sobre desarrollo de nuevos productos.

Pueden sintonizar RKB en el 106.9 de la FM o en http://www.radiokanalbarcelona.com/

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